Créer un écosystème digital : site internet, base de données, etc.

ESS 2024 : l’économie sociale et solidaire relève le défi Olympique !

Les Canaux ont abordé avec sérieux les objectifs d’économie circulaire et de développement durable des Jeux Olympiques de 2024. En effet, le Comité d’Organisation Paris 2024 & la Société de Livraison des Ouvrages Olympiques (SOLIDEO) se sont associés aux Canaux, Maison des économies sociales et solidaires, et au Centre Yunus, pour développer ESS 2024 et ainsi contribuer à réaliser les premiers Jeux Olympiques et Paralympiques durables, inclusifs et solidaires de l’histoire. L’objectif de cette structure est d’accompagner les projets à impacts pour qu’ils participent à grande échelle aux marchés publics passés dans le cadre des JO 2024.

Le digital, un atout nécessaire pour atteindre leurs objectifs !

Très vite, les équipes ont dû s’organiser pour gérer les demandes d’entrepreneurs, les rencontres officielles ou publiques, sélectionner les projets les plus prometteurs, donner de la visibilité aux acteur.rice.s sélectionnés et créer de réelles synergies entre les structures de l’ESS. Les chefs de projet ont donc appris à gérer dans un temps record une masse abondante de demandes.

Mais plus la sauce prenait plus il était évident que certaines tâches répétitives et faites à la main devaient être digitalisées. Il fallait mettre en place des outils métiers qui correspondent à leurs besoins et automatiser les tâches sans valeur ajoutée.

C’est là qu’on intervient !

Comment ?

Tout d’abord, en « nettoyant » leurs bases de données initiales (qui comprenaient environ 1000 partenaires, bénéficiaires, entrepreneurs à impact au début du projet), en évitant notamment les duplicatas et en créant un seul et même fichier amendable par tous les membres de l’équipe. Partis de leurs tableaux Excels, nous avons transféré toutes ces données fusionnées dans un tableau qui fait maintenant office de CRM, utilisable et consultable par toutes et tous en même temps.

La nouvelle base de données a permis à ESS 2024 de définir clairement la nomenclature pour nommer, puis distinguer les différents partenaires présents dans leur base. Une fois la base créée, l’équipe a du faire un gros travail de qualification (ajout d’infos qualitatives : poste, type d’entreprise, champ d’action, etc.) des personnes/structures présentes dans leur base ! Travail fastidieux mais ô combien important et précieux qui permet de repartir du bon pied, de faciliter et de bien maîtriser leur travail de « tête de réseau ».

Et l’automatisation dans tout ça ?

Avant que l’on commence à travailler avec les équipes d’ESS 2024, l’inscription de nouvelles personnes dans la base et leur qualification se faisait par téléphone et manuellement… Sans hésiter trop longtemps, avec leur bénédiction, on a tout automatisé !

Les structures voulant profiter du travail fait par ESS 2024 doivent dorénavant remplir un formulaire construit avec les équipes. Ce formulaire est directement lié à la base de données. Chaque nouvelle personne qui le remplit est alors rentrée automatiquement dans la base. Fini les coups de téléphones et les heures à remplir des lignes dans les tableaux Excels !

En créant une base de données CRM et en automatisant l’intégration de nouveaux contacts dans la base, nous avons fluidifié toute leur activité de tête de réseau. Les équipes peuvent aujourd’hui passer plus de temps sur un travail plus proche de leur motivation initiale : accompagner les structures de l’ESS dans leur participation à la mise en place des Jeux !

En 1 an, le projet ESS 2024 est parvenu à des résultats surprenants !

En 1 an, ESS 2024 est passé de 1000 à 3200 bénéficiaires.
Grâce à la base de données ainsi construite, ils s’y retrouvent entre leurs différents partenaires et peuvent mobiliser et animer les communautés pertinentes au gré des besoins.
En structurant leurs bases de donnés, ils nous disent parvenir à économiser jusqu’à 2h par jour en termes de mise en relation (un peu moins d’un tiers temps ETP).