Mobiliser 2000 bénévoles en pleine crise Covid

Une mission d’ampleur : gérer la continuité pédagogique pendant la pandémie

Le Collectif Mentorat, symbole de la solidarité associative, s’est constitué pour répondre à la problématique du décrochage scolaire lors de la pandémie qui nous a tous affectés ces derniers mois. Des associations, telles que l’AFEV, Article 1, ProxCité, L’institut Télémaque, NQT, Socrate, Entraide scolaire amicale, entre autres… se sont réunies dans l’urgence pour donner de l’ampleur à leur combat ! Toutes luttent, à leur manière, à la résolution d’une thématique sociale d’ampleur : elles agissent contre le risque de décrochage scolaire et participent ainsi à la réduction des inégalités d’accès aux études et la diminution des écarts sociaux qui en découlent.

Problème ! A crise éphémère, des solutions durables.

Le risque de décrochage scolaire n’est pas une nouveauté, mais il s’est trouvé particulièrement accru pendant la pandémie. Et c’est là que le collectif prend toute sa force ! Toutes ces associations se sont alliées pour lancer une grande campagne de recrutement de mentors bénévoles pour garder le contact avec des élèves décrocheur.se.s. Il fallait arriver à mobiliser le grand public d’une part, mais également des structures partenaires (établissement scolaires, associations locales, etc.) pour faire remonter les besoins et les mettre en relation avec les mentors nouvellement recruté.e.s.

Et nous là dedans ?

L’équipe du collectif nous a rapidement contacté pour savoir si on pouvait les aider à gérer le recrutement massif de bénévoles. Ni une, ni deux, on s’est mis à la tâche pour un défi de taille : recruter et mobiliser plusieurs milliers de bénévoles en moins de deux mois. Sans passer par le digital, la force de travail nécessaire était trop importante et « périlleusement » mobilisable en pleine crise sanitaire.

Pour que ça marche, il fallait absolument que l’ensemble du parcours bénévole (de son recrutement au premier contact avec l’antenne bénévole) soit numérisé.

Comment on s’y est pris ?

Tout d’abord, en créant une base de données structurée de manière à référencer tou.te.s les bénéficiaires et les bénévoles. C’est là le nerf de la guerre, l’étape indispensable pour rendre toutes nos actions d’automatisations possibles.

Puis, pour faciliter la mise en relation, les bénévoles ont été invité.e.s à fournir leurs références et leurs motivations via la saisie d’un simple formulaire en ligne (généré sur Typeform) et d’indiquer de la sorte différents critères : leur niveau scolaire, le temps qu’ils étaient prêt.e.s à consacrer aux élèves en difficulté et toute autre contrainte pertinente.

En parallèle, les établissements demandeurs de bénévoles devaient indiquer le niveau scolaire de leurs élèves dans le besoin (cela pouvait aller du Collège au Lycée) en remplissant un formulaire sensiblement identique (bien qu’évidemment, différent dans la composition : nombre de jeunes ayant besoin d’aide, difficultés rencontrées, etc.)

Les données ainsi collectées étaient automatiquement saisies dans la base de données initialement créée (les membres du collectif n’avaient donc plus du tout besoin de s’en occuper à la main).

En outre, une fois le formulaire rempli, nous avons automatisé l’envoi de mails d’accusé de réception, un document à signer en ligne pour les bénévoles (grâce à Docusign) et une charte pour les structures bénéficiaires.

Un gain de temps considérable en termes de démarches administratives !

Mais ce n’est pas tout : grâce à l’exploitation automatique de la base de données, l’attribution d’un.e mentor à un.e élève en difficulté a pu être extrêmement facilitée ! En effet, un algorithme filtrait les bénévoles en fonction des réponses… Les établissements bénéficiaires n’avaient plus qu’à choisir parmi les mentors qui répondaient aux contraintes rapportées par chaque élève en difficulté.

Enfin, les binômes ainsi formés, le Collectif Mentorat pouvait garder une visibilité sur l’accompagnement proposé par les mentors engagé.e.s. Cela a permis de réaliser une forme de suivi et d’interagir en cas de problème ou de nécessité (statut de la relation, état d’avancement de l’accompagnement, problèmes de mésentente, etc.). Bref, de s’assurer sereinement que tout se passe bien, de manière à soulager à la fois les bénévoles et les bénéficiaires, en leur assurant une présence de tout instant, plus que bienvenue dans une atmosphère, malgré tout, assez crispante !