Réorganiser le quotidien pour mieux se développer.

Le Chaînon Manquant est une association qui lutte contre le gaspillage et la précarité alimentaire en collectant les surplus de produits frais, principalement de la restauration, afin de les redistribuer à un réseau d’acteurs sociaux locaux.

Valérie, présidente et co-fondatrice de l’association, explique que comme beaucoup de structures qui se déploient rapidement, ils sont débordés par le quotidien et des fonctionnements très manuels. Au fur et à mesure que l’activité se développe, les circuits logistiques se multiplient, ainsi que le nombre de sollicitations… Et le temps de traitement de toutes les demandes est de fait très long. Aujourd’hui, l’association traite avec plus de 150 partenaires et 70 associations, sans compter l’implication de nombreux bénévoles souvent de passage pour des missions d’une journée.

Petit à petit, Valérie imagine une application qui permettrait à la fois d’assurer un suivi des marchandises et des activités sur le terrain entre les différents sites, de gérer les bénévoles et générer des reporting pour les partenaires. S’agissant de denrées alimentaires, la traçabilité des produits doit être très précise, notamment en ce qui concerne les dates de consommation, et jusqu’à présent, c’est grâce à des bordereaux papiers que tout fonctionne. Les différentes informations inscrites sur ces bordereaux, telles que le poids des denrées collectées et distribuées pour chaque site et chaque date, donnant une mesure de leur activité, sont saisies sur Excel par plusieurs personnes différentes (conducteurs, bénévoles). Tout ça pourrait bien évidemment être automatisé. 

Le développement d’une application complète qui permettrait de gérer autant de données a été envisagé mais il serait d’une part très onéreux, et d’autre part prendrait beaucoup de temps. Or comme le mentionne Valérie, ce sont deux choses qu’il est difficile d’assurer pour une petite association. 

Lorsqu’elle décide de se lancer dans le Fantastique Programme, Samuel en tant qu’expert, a donc présenté à Valérie une alternative au projet. Pour commencer, il propose de se focaliser sur un aspect, qui est celui de la gestion des bénévoles, en modifiant les process de recrutement. Durant l’accompagnement, ils mettent donc en place une base de données Airtable dédiée aux bénévoles, ainsi qu’un formulaire d’inscription. Plutôt que de communiquer par mail, cette base permet de travailler à plusieurs, et offre enfin une vision complète de toutes les demandes. Bien au-delà du gain de temps, ce nouvel outil évite des manquements et facilite le travail collaboratif.

Pendant l’accompagnement, Valérie apprécie l’écoute bienveillante et la volonté de Samuel de mettre en place des outils simples, immédiatement utilisables et de décortiquer les process, toujours dans un objectif de montrer puis laisser faire. Les bureaux de l’association se trouvant également aux Canaux, près de ceux du Fantastique Bazar, l’accompagnement s’est fait différemment de d’habitude, non pas une journée par semaine mais plutôt quelques heures par ci par là et des demie journée. 

À cause d’un manque de temps, Valérie regrette de ne pas avoir pu exploiter tous les apprentissages et conseils de Samuel mais n’oublie pas toutes les possibilités techniques présentées pendant le Fantastique Programme. 

Suite à la situation sanitaire et aux confinements de l’année 2020, l’association a été obligée d’adapter son activité et de monter des « programmes annexes ». Notamment avec des projets de « co-solidarité », comme les appelle Valérie, qui consistent à réunir plusieurs acteurs afin de répondre au mieux aux besoins, dans un contexte où les circuits habituels tournent difficilement. Riche des apprentissages et savoir-faire transmis dans le cadre du Fantastique Programme, l’équipe du Chaînon Manquant est aujourd’hui à même de maintenir un bon fonctionnement des outils mis en place et de les développer en fonction de leurs besoins et des nouvelles activités de l’association !